L'email è senza dubbio il metodo più tradizionale e diffuso per inviare messaggi via internet. Qui ti spiegheremo come funziona . Scopri tutto ciò che riguarda questo importante strumento di comunicazione e informazione.
Come funziona la posta elettronica?
La posta elettronica o posta elettronica è il mezzo che consente di scambiare messaggi privati ​​con altri utenti Internet da qualsiasi parte del mondo. Ogni utente richiede un indirizzo e-mail univoco che nessun altro utente della rete ha, attraverso il quale inviare e ricevere corrispondenza digitale.
Quando riceviamo un'e-mail, questa segue il suo percorso da rete a rete fino a raggiungere il nostro provider Internet. Una volta lì, viene depositato nel nostro armadietto personale, da dove lo raccogliamo tramite un programma di posta elettronica.
Caratteristiche
Successivamente, nel funzionamento della posta elettronica, citiamo le principali caratteristiche che rendono questo strumento un mezzo efficiente ed economico per la comunicazione digitale:
Veloce
Si può affermare che la velocità di scambio dei messaggi tra più utenti è pressoché istantanea, indipendentemente dalla posizione geografica in cui si trovano.
economico
In genere, il costo della comunicazione è pari a una chiamata locale, il che la rende l'opzione più economica rispetto al telefono o al fax.
calcestruzzo
Contribuisce alla formazione delle abitudini di scrittura, in termini di precisione con cui il messaggio è scritto.
permanente
Il servizio è disponibile tutto l'anno e in qualsiasi momento della giornata. Non è necessario essere connessi a Internet per ricevere i messaggi. Questi vengono archiviati sui server di posta fino a quando non ci colleghiamo e possiamo scaricarli.
Ecológico
Contribuisce alla conservazione delle risorse naturali grazie all'assenza di carta nell'invio dei messaggi.
Efficiente
Aumenta la produttività consentendoti di inviare lo stesso messaggio a più persone contemporaneamente.
Versatile
Consente di allegare qualsiasi tipo di file insieme al messaggio. L'allegato può essere modificato dal destinatario come preferisce.
comodo
Non è necessario rispondere immediatamente al messaggio ricevuto, ma è la persona che lo riceve a decidere quando e come rispondere. Cosa che ottiene facendo clic sull'opzione Rispondi.
privato
L'uso di utenti e password univoci per accedere all'account di posta elettronica garantisce la riservatezza delle informazioni.
Completa
Include l'uso di altri strumenti, come il calendario, la chat e l'elenco dei contatti.
struttura
Un'e-mail è costituita dall'intestazione e dal corpo del messaggio.
Intestazione
Contiene l'indirizzo e-mail della persona che invia il messaggio e l'oggetto, l'oggetto, il motivo o il titolo del messaggio.
Corpo
Si riferisce al testo che costituisce il contenuto del messaggio. In genere, questa parte include anche la firma dell'autore. La firma è facoltativa e si riferisce ai dati di base (nome, indirizzo e numero di telefono) del destinatario, salvo alcune piccole righe che lo caratterizzano.
Servidores
I server di posta elettronica sono responsabili dell'archiviazione dei messaggi ricevuti fino a quando non possono essere ricevuti o scaricati dall'utente finale. Se non accetta il messaggio, il server di posta è responsabile di restituirlo al destinatario iniziale, notificando un guasto o un errore.
Tipi di server
I principali tipi di server di posta elettronica sono:
SMTP
Si riferisce a Simple Mail Transfer Protocol. Fondamentalmente, è un software che gira sul computer per occuparsi del trasferimento del messaggio. In altre parole, funge da intermediario tra la ricezione e l'invio dei messaggi. Nel suo processo, coinvolge sia altri server di posta elettronica che gli utenti dei messaggi.
POP
È la forma abbreviata di un server Post Office Protocol. Consente il download dei messaggi da parte degli utenti, attraverso l'utilizzo di una porzione di software specializzato. In questo modo, è responsabile di consentire l'accesso all'archiviazione dei messaggi di posta elettronica. In altre parole, un POP non è altro che un account di posta elettronica tradizionale, che viene letto tramite programmi client di posta elettronica.
IMAP
Riguardo al protocollo di accesso ai messaggi Internet. È un software che consente un ampio accesso alle cartelle di posta elettronica create dall'utente sul server. Consente la combinazione tra tutte le cartelle ei messaggi creati dall'utente ei dati archiviati in locale.
Account webmail
È un servizio di posta elettronica che consente di leggere un messaggio di posta elettronica tramite un sito Web e non tramite un programma di lettura. Inoltre, non è necessario possedere il proprio computer. In definitiva, è la controparte degli account POP. I suoi due principali rappresentanti sono Yahoo Mail e Hotmail.
POP e Webmail
Grazie ai progressi della tecnologia, oggi è possibile leggere un account Webmail da un client di posta e un account POP tramite pagine Web. Un esempio del primo caso è la possibilità che Hotmail offre di leggere e inviare messaggi da un account webmail che è stato aperto sul tuo sito. Ciò si ottiene tramite l'uso del lettore di posta Outlook Express.
Da parte sua, il servizio webmail Yahoo ti consente di leggere un account POP dal tuo sito web. Per cui, l'utente deve essere debitamente registrato con Yahoo. Il suo principale vantaggio è che l'utente può controllare il proprio account da qualsiasi computer. Tuttavia, se non sei registrato, non puoi inviare messaggi da quell'account POP, ma dall'account webmail Yahoo.
E-mail parlata
Alcuni software specializzati offrono la possibilità di inviare e-mail registrate. La differenza tra questa alternativa e il fatto di allegare file audio all'interno dei messaggi risiede nella capacità del programma di comprimere la dimensione del file.
Mentre un file audio di un minuto può pesare fino a 5 MB e, se compresso in modo tradizionale, perde il 5% delle sue dimensioni, la dimensione originale di un'e-mail registrata viene ridotta del 20-30%. Il suo principale svantaggio è che, necessariamente, chi riceve l'e-mail registrata deve disporre di un programma di riproduzione audio, compatibile con questa tecnologia.
La posta vocale e V3mail sono esempi di questo tipo di servizio di posta vocale.
Funzioni di base
Con il progresso della tecnologia, ci sono sempre più utilità dalle e-mail. Ecco alcune funzioni che potrebbero interessarci:
Gestione della rubrica
Qualsiasi provider di posta elettronica ci consente di archiviare i dati dei nostri contatti digitali tramite l'utilizzo di una rubrica. In essa si possono inserire, oltre all'indirizzo di posta elettronica, i nomi ei cognomi, l'indirizzo della camera o di lavoro, i numeri di telefono e di fax, le date di compleanno.
In questo modo, non è necessario per noi scrivere il tuo indirizzo email ogni volta che desideriamo inviare un messaggio a una persona specifica. Semplicemente selezionando il tuo nome dall'elenco, il tuo indirizzo appare già nell'intestazione del messaggio. Allo stesso modo, questa opzione consente di aggiungere nuovi contatti e creare gruppi di destinatari, ai quali inviare messaggi contemporaneamente. Ad esempio, possiamo formare gruppi di amici, lavorare, studiare, ecc.
Usare i comandi
A seconda del fornitore di servizi da cui dipendiamo, abbiamo la possibilità di accedere a scorciatoie o combinazioni di tasti che facilitano sia la scrittura che l'invio di messaggi e altre azioni all'interno della posta elettronica. La combinazione di tasti Ctrl + U funziona per accedere direttamente alla finestra Nuovo messaggio.
Con la scorciatoia Ctrl + P possiamo inviare il messaggio ricevuto in stampa. Basta aprire il messaggio e premere la combinazione di tasti. Si aprirà una nuova finestra da cui selezioneremo il dispositivo di destinazione e imposteremo la qualità e la quantità della stampa.
Se premiamo i tasti Ctrl + A, si aprirà la finestra Leggi messaggio. Ctrl + Maiusc + V, consente di spostare un messaggio in una cartella specifica. L'istruzione viene terminata con il tasto Invio, dopo aver selezionato la cartella di destinazione.
Il comando Ctrl + Y ti permette di andare direttamente e velocemente a una determinata cartella, dopo la nostra selezione. Da parte sua, con Ctrl + Maiusc + B, andiamo direttamente alla rubrica.
Gestione delle cartelle
Una funzione molto utile, presente in qualsiasi provider di posta elettronica, è la gestione delle cartelle dei messaggi. Consente la creazione di cartelle in cui verranno archiviati tutti i messaggi inviati a quel destinatario o gruppo di destinatari. Si possono creare più cartelle ad un unico livello o, se si preferisce, all'interno di una cartella si può creare un sottolivello.
Come tutte le altre funzioni speciali della posta elettronica, anche questa è facile da ottenere. Nella barra dei menu, all'interno del nostro account, selezioniamo le opzioni File > Cartella > Nuova cartella.
Gestione della posta in arrivo
Con questa funzione possiamo gestire tutti i messaggi che arrivano nella nostra casella di posta, stabilendo regole come: eliminare, copiare, spostare, tra le altre opzioni. A seconda della versione del fornitore di servizi, queste regole sono impostate in Strumenti> Assistente Posta in arrivo o Strumenti> Regole messaggi> Posta.
Eliminazione di messaggi
A volte siamo interessati a cancellare alcuni messaggi, o perché superano una certa dimensione o perché non vogliamo riceverli da un destinatario specifico. In entrambi i casi, possiamo stabilire una regola che ci permetta di eliminarli definitivamente dalla nostra posta. Una volta all'interno della posta, andiamo su Strumenti> Regole messaggio> Posta.
Un altro modo è, in Condizioni, selezionare La dimensione del messaggio è maggiore della dimensione> Rimuovilo dal server. A questo punto dobbiamo definire la dimensione in Kbyte, come criterio per eliminare i messaggi. Diamo un nome alla nuova regola creata e selezioniamo OK. Infine, premiamo OK due volte per salvare le modifiche.
Inoltre, per approfondire il funzionamento della posta elettronica , risponderemo a ciascuna delle seguenti domande:
Come creare un account di posta elettronica?
Attualmente, due dei provider di posta elettronica più comuni sono Gmail Outlook. Qui ti insegneremo come creare un account di posta elettronica in Google e Hotmail.
Posta elettronica Gmail
Molte delle moderne applicazioni, siano esse per l'accesso ai dispositivi mobili o per il download di materiale online, richiedono un'e-mail Gmail di Google. Qui vedremo come ottenerlo.
Il primo passo è accedere all'indirizzo web www.gmail.com e cliccare su Crea Account.
Successivamente, dobbiamo scrivere le informazioni che ci vengono richieste, come: nome, cognome, nome utente e password. Inoltre, ci chiedono la data di nascita, il sesso (maschio o femmina), il paese, il numero di telefono e un indirizzo email alternativo. È importante notare che il nome utente è soggetto alla disponibilità del sistema.
Inoltre, ci viene chiesto di scegliere una domanda di sicurezza e di scrivere la risposta. Questo ci aiuterà a recuperare il nostro account nel caso ne avessimo bisogno in seguito. Infine, ci viene chiesto di verificare automaticamente una parola di sicurezza fornita dal sistema.
L'ultimo passaggio consiste nell'accettare i termini di servizio. Per fare ciò, una volta lette le condizioni, clicchiamo sull'opzione Accetto di creare il mio account. Ora possiamo accedere per la prima volta al nostro account di posta Gmail. Per questo, abbiamo solo bisogno del nostro nome utente e password appena creati. Facciamo clic sull'opzione Accesso e il gioco è fatto.
Posta di Outlook
Outlook è il successore di Hotmail. Attualmente, per accedere ad applicazioni come Skype, OneDrive, Xbox e altre, è necessario un account di posta elettronica di questo tipo. Ottenerlo è abbastanza semplice. Dal browser web accediamo a www.outlook, com o www.hotmail.com. Quando si apre la finestra, scegliamo l'opzione Registrati ora.
Dopo aver compilato le informazioni richieste nel modulo di registrazione, possiamo scegliere tra ottenere un indirizzo con la terminazione hotmail.com, outlook.com o outlook.es. Infine, facciamo clic dove dice crea account e avremo accesso immediato al nuovo account di posta elettronica appena creato.
Possiamo creare un'e-mail gratuita con il nostro dominio?
La risposta è si. Il servizio di posta elettronica aziendale Zoho consente la creazione di e-mail con il proprio dominio. Tra le sue numerose opzioni, c'è la versione gratuita. Dal browser web di nostra preferenza, accediamo alla pagina ufficiale www.zoho.com./mail. Lì faremo clic sull'opzione Prezzi.
Per scegliere la versione gratuita, selezioniamo dove dice Inizia. Nella finestra successiva, dobbiamo aggiungere il nostro dominio, selezionando l'opzione Aggiungi dominio. In questo modo semplice, abbiamo già creato il nostro indirizzo email con un nostro dominio, estendibile fino a 10 account.
Infine, facciamo clic su Imposta account con Zoho per verificare la proprietà del dominio. Dovremo verificare alcuni dati accedendo all'account appena creato e saremo pronti per gestirlo. Ogni volta che vogliamo accedere, dobbiamo andare alla pagina mail.zoho.com, inserire il nostro nome utente e password. Le app Zoho sono disponibili anche su Google Play o App Store.
Modo corretto per scrivere un indirizzo
La struttura generale di un indirizzo email contiene: il nome dell'utente, il nome dell'organizzazione, il tipo di organizzazione e il prefisso internazionale. I primi due elementi sono separati da un simbolo noto come chiocciola. Non supporta parole accentate, spazi tra i caratteri o eñes.
Come accedere e disconnettersi?
Per chiudere una sessione di posta aperta, andiamo nella parte in alto a destra della finestra, dove si dice Profilo, e facciamo clic sulla casella pop-up corrispondente a Chiudi sessione.
Per accedere nuovamente, andiamo sul sito www.gmail.com oppure www.google.com> gmail. Se vediamo il nome del nostro account quando si apre la finestra, inseriamo semplicemente la password e facciamo clic dove dice Accedi.
Se, al contrario, il nostro utente non appare sullo schermo, allora inseriamo il nostro nome dove dice Accedi con un altro account, seguito dalla password, e accediamo direttamente ai nostri messaggi.
Come possiamo personalizzare il nostro account?
All'interno del nostro account, guardiamo nel menu delle opzioni dove dice Opzioni posta. Lì possiamo definire le impostazioni di base, come: creare una firma, impostare regole e filtri, tra le altre opzioni utili.
Come scrivere e inviare un messaggio?
Una volta inserita la posta, nella barra degli strumenti, selezioniamo l'opzione Nuova posta. Compiliamo le caselle appartenenti all'intestazione dell'e-mail, quindi scriviamo il contenuto del messaggio. Al termine, selezioniamo l'opzione Invia.
È importante notare che se non conosciamo l'indirizzo e-mail del destinatario, sarà impossibile inviare un messaggio con questo mezzo.
Come leggere e rispondere a un messaggio?
Per leggere un messaggio ricevuto, dobbiamo inserire la posta e all'interno dell'opzione Posta in arrivo, selezionare con un clic il messaggio che vogliamo leggere. Se, inoltre, desideriamo rispondere al mittente, selezioniamo l'opzione Rispondi.
A volte non siamo gli unici destinatari della stessa email. In tal caso, possiamo scegliere tra rispondere solo al mittente o rispondere a tutti gli indirizzi email inclusi nel messaggio.
Come inoltrare un messaggio?
In alcune occasioni siamo interessati a inviare alcune mail che riceviamo ad altre persone. In tal caso, una volta aperto il messaggio, selezioniamo l'opzione Inoltra. Dovremo scrivere l'indirizzo email del nuovo destinatario nell'intestazione del messaggio.
Come allegare file?
Un'ulteriore opzione per l'invio di e-mail è la possibilità di includere file all'interno del contenuto del messaggio. Per fare ciò, invece di selezionare l'opzione Invia quando hai finito di scrivere, dobbiamo fare clic sulla parola Inserisci> File allegato.
È possibile allegare file archiviati sul computer o su un dispositivo di archiviazione esterno.
Come aprire un allegato?
Una volta che accediamo al messaggio che contiene un file allegato, e solo se siamo sicuri che provenga da una fonte sicura, selezioniamo l'opzione di download in fondo al file in questione. Verrà automaticamente salvato nella cartella di download del nostro computer. Ricordati di eseguire un antivirus prima di aprirlo.
Come conservare le copie dei messaggi inviati?
La maggior parte dei provider di posta elettronica conserva automaticamente le copie dei messaggi inviati. Tuttavia, è consigliabile verificare che questa opzione sia attivata all'interno della configurazione. Sono necessari i seguenti passaggi: Strumenti > Opzioni > Invia > Salva una copia dei messaggi inviati > OK.
Come si recuperano i vecchi messaggi?
All'interno dell'e-mail, nella barra di ricerca, scriviamo alcune parole chiave relative al messaggio che vogliamo recuperare. Premendo Invio verranno visualizzate tutte le e-mail contenenti quelle parole. Selezioniamo il nome dell'e-mail cercata e di nuovo abbiamo accesso ad esso.
Perdiamo i messaggi che ci inviano quando non siamo connessi?
No, i messaggi vengono ricevuti e archiviati dal nostro fornitore di servizi anche se siamo disconnessi. Possiamo aprirli e scaricarli senza alcun problema, non appena ripristineremo la connessione a Internet.
I messaggi inviati potrebbero andare persi?
Sebbene sia raro, può succedere. Ciò è dovuto principalmente al numero di strade o percorsi complessi che un messaggio deve percorrere per raggiungere la sua destinazione finale, a volte anche dall'altra parte del mondo.
L'uso della posta elettronica è sicuro?
Gli unici che hanno accesso al nostro account di posta elettronica siamo noi stessi tramite il nostro nome utente e password. Pertanto, è importante non condividerli con nessuno.
Allo stesso modo, non dobbiamo dimenticare di chiudere la sessione di posta una volta terminato di utilizzarla, soprattutto se è necessario aprirla su computer condivisi.
Il computer può essere infettato da virus tramite un'e-mail ricevuta?
L'unico modo in cui un computer può essere infettato da uno dei tipi di virus informatici esistenti è se decidiamo di eseguire un file incluso nel messaggio ricevuto via e-mail e tale file contiene un virus.
In generale, dobbiamo evitare di aprire qualsiasi file che termini con .exe, .com, tra gli altri. In ogni caso, è sempre consigliabile scansionare tutti i file scaricati utilizzando una buona applicazione antivirus.
A cosa serve il cestino?
Il cestino dell'e-mail memorizza i messaggi che sono stati eliminati dal nostro account.
Cos'è lo spam?
È una posta indesiderata che raggiunge il nostro account senza essere richiesta, generalmente, da destinatari sconosciuti. Molti di loro di solito contengono virus che potrebbero causare danni senza eseguirli sul nostro computer.
La maggior parte dei provider di posta elettronica dispone di filtri antispam, al fine di mantenere questi tipi di messaggi fuori dalla nostra casella di posta.
Che cos'è lo spamming?
Si riferisce all'azione di inviare migliaia di messaggi indesiderati tramite e-mail. In genere, contenuti con pubblicità non richiesta.
Che cos'è il phishing?
È un tipo di frode informatica, nota come furto di identità , in cui qualcuno cerca di ottenere informazioni da noi, attraverso comunicazioni che sembrano provenire da fonti affidabili.
Che cos'è lo spoofing?
È il mezzo utilizzato per effettuare il cosiddetto phishing. Consiste nel modificare le informazioni nell'intestazione di un messaggio di posta elettronica per farlo sembrare familiare e affidabile.
Che cos'è il worm di posta elettronica?
È un programma dannoso che di solito arriva via e-mail, sotto forma di allegato. Si copia e si replica sulla rete di computer fino a occupare tutta la memoria. In genere, è esteso ad altri utenti tramite l'elenco dei contatti.
Regole di scrittura
Ci sono alcuni codici che dobbiamo rispettare quando scriviamo un messaggio di posta elettronica. Questi sono:
- Non scrivere solo in maiuscolo.
- Non superare i caratteri tipografici utilizzati.
- Evita di evidenziare parole o sezioni del messaggio.
- Non abusare dell'uso delle emoticon.
- Cura il tono (formale o informale), a seconda dello scopo del messaggio.
Raccomandazioni per la sicurezza
Per ottenere un uso efficiente e sapere come funziona la posta elettronica, è importante seguire le seguenti raccomandazioni:
- Non dobbiamo mai condividere il nostro nome utente o password con altre persone.
- Crea password abbastanza forti, in modo che non possano essere scoperte da estranei.
- Verificare che l'account di posta elettronica abbia la configurazione corretta. Per fare ciò, è necessario aprire la posta nel solito modo, cercare nella barra dei menu le opzioni Account> Posta> Proprietà > Generale. All'interno di quest'ultimo dobbiamo verificare che sia il nome che l'indirizzo e-mail siano scritti correttamente. Proprio lì, ma nell'opzione Server, dobbiamo controllare i nomi dei server di posta, sia in entrata che in uscita. Inoltre, nell'opzione Nome account, dobbiamo scrivere il nostro nome utente e nell'opzione Password, la password.
- Non dobbiamo mai condividere il nostro nome utente o password con altre persone.
- Assicurati di disconnetterti dalla posta quando utilizzi apparecchiature condivise.
- Evita di aprire file ricevuti via email di dubbia provenienza.
- Scansiona qualsiasi file scaricato tramite messaggio di posta elettronica utilizzando un programma antivirus aggiornato.
- Prima di inviare un messaggio, verifichiamo l'indirizzo email del destinatario, evitando così fraintendimenti e perdite di informazioni.
- Non inviare messaggi a catena tramite e-mail.
- Evitiamo di fornire informazioni personali tramite messaggi di posta elettronica.